NAS Synology vs ổ cứng gắn ngoài: Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào?

Khi cần lưu trữ dữ liệu, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu bằng ổ cứng gắn ngoài vì đơn giản, dễ sử dụng và chi phí đầu tư ban đầu thấp. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, dữ liệu ngày càng nhiều và nhu cầu chia sẻ, phân quyền hay sao lưu trở nên phức tạp hơn, cách lưu trữ này có thể bộc lộ nhiều hạn chế.

Đó cũng là lúc NAS Synology thường được cân nhắc như một giải pháp lưu trữ tập trung.

Vậy NAS Synology và ổ cứng gắn ngoài khác nhau như thế nào? Doanh nghiệp có nhất thiết phải đầu tư NAS hay ổ cứng ngoài vẫn đủ đáp ứng nhu cầu?

1. NAS Synology và ổ cứng gắn ngoài khác nhau ở đâu?

Ổ cứng gắn ngoài là thiết bị lưu trữ được kết nối trực tiếp với máy tính, phổ biến qua USB. Người dùng có thể sao chép dữ liệu vào ổ, mang sang máy khác hoặc sử dụng làm nơi lưu bản backup.

Trong khi đó, NAS – Network Attached Storage – là thiết bị lưu trữ kết nối với hệ thống mạng. Thay vì chỉ phục vụ một máy tính tại một thời điểm, NAS có thể trở thành kho dữ liệu tập trung cho nhiều người dùng và thiết bị.

Với Synology, hệ điều hành DiskStation Manager (DSM) cung cấp thêm các công cụ quản lý file, chia sẻ, đồng bộ và backup dữ liệu. File Station hỗ trợ chia sẻ file và các giao thức mạng như SMB, NFS và WebDAV; Synology Drive hỗ trợ đồng bộ, chia sẻ và quản lý phiên bản dữ liệu. 

Vì vậy, khác biệt không đơn thuần nằm ở dung lượng ổ cứng. Hai giải pháp phục vụ hai mô hình quản lý dữ liệu khác nhau.

2. Khả năng lưu trữ tập trung

Hãy hình dung một doanh nghiệp có 20 nhân viên.

Nếu sử dụng ổ cứng gắn ngoài, dữ liệu có thể nằm trên máy của từng nhân viên, một vài ổ USB hoặc được sao chép qua lại giữa các thiết bị. Khi cần tìm một tài liệu chung, người dùng phải xác định file đang nằm ở đâu và phiên bản nào là mới nhất.

NAS giải quyết vấn đề theo hướng khác.

Dữ liệu có thể được tập trung trên một hệ thống và tổ chức thành các thư mục theo phòng ban hoặc mục đích sử dụng, chẳng hạn:

Kế toán → Kinh doanh → Marketing → Kỹ thuật → Dữ liệu chung.

DSM hỗ trợ chia sẻ file cho các máy Windows, macOS và Linux thông qua các giao thức mạng phổ biến. 

Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều nhân viên cùng sử dụng một nguồn dữ liệu.

3. Chia sẻ dữ liệu giữa nhiều nhân viên

Đây là một trong những khác biệt lớn giữa NAS và ổ cứng ngoài.

Ổ cứng gắn ngoài phù hợp khi dữ liệu chủ yếu được sử dụng bởi một người hoặc được sao chép thủ công giữa một số thiết bị.

NAS phù hợp hơn khi nhiều người cần truy cập cùng hệ thống lưu trữ.

Với Synology Drive, doanh nghiệp có thể thiết lập các thư mục dùng chung, đồng bộ file giữa thiết bị và NAS, đồng thời thiết lập quyền truy cập và chia sẻ phù hợp với từng tình huống triển khai. Synology Drive cũng hỗ trợ lịch sử phiên bản để có thể khôi phục file hoặc thư mục về trạng thái trước đó.

Ví dụ, phòng Kế toán chỉ được truy cập thư mục Kế toán, trong khi phòng Kinh doanh sử dụng thư mục riêng của mình. Một thư mục khác có thể được thiết lập để nhiều bộ phận cùng sử dụng.

Với doanh nghiệp, khả năng này có ý nghĩa hơn nhiều so với việc đơn thuần tăng thêm dung lượng lưu trữ.

4. Backup dữ liệu: NAS có thay thế ổ cứng ngoài không?

Không nên hiểu rằng đầu tư NAS đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không còn cần ổ cứng ngoài.

Thực tế, NAS và ổ cứng ngoài có thể bổ sung cho nhau trong chiến lược backup.

Synology Hyper Backup hỗ trợ sao lưu dữ liệu NAS tới nhiều loại đích, trong đó có thiết bị lưu trữ ngoài, một NAS Synology khác, máy chủ rsync và nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây. Giải pháp này cũng hỗ trợ lập lịch, nhiều phiên bản backup, mã hóa và deduplication.

Do đó, một mô hình có thể là:

Máy tính nhân viên → NAS Synology → ổ cứng ngoài hoặc cloud/NAS khác.

Như vậy, NAS là nơi tập trung và quản lý dữ liệu, còn ổ cứng ngoài có thể trở thành một trong các đích lưu bản backup bổ sung.

Đây cũng phù hợp với nguyên tắc không nên giữ duy nhất một bản dữ liệu quan trọng. Synology khuyến nghị các chiến lược bảo vệ dữ liệu có nhiều bản sao và ít nhất một bản được lưu ngoài hệ thống chính.

5. Khả năng khôi phục phiên bản dữ liệu

Một tình huống khá phổ biến trong môi trường làm việc là:

Nhân viên chỉnh nhầm file → ghi đè → phát hiện cần phiên bản cũ.

Nếu chỉ sao chép file thủ công vào ổ cứng ngoài, khả năng khôi phục phụ thuộc vào việc trước đó người dùng có lưu một bản khác hay không.

Synology Drive cung cấp cơ chế lịch sử phiên bản cho file và thư mục; theo thông số hiện tại của Synology, hệ thống có thể lưu tối đa 32 phiên bản lịch sử tùy cấu hình. 

Hyper Backup cũng hỗ trợ lưu nhiều phiên bản backup và chính sách xoay vòng phiên bản.

Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình bảo vệ dữ liệu chủ động hơn thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác sao chép thủ công của người dùng.

6. Khả năng mở rộng dung lượng

Với ổ cứng ngoài, khi ổ hiện tại gần đầy, phương án thường là xóa bớt dữ liệu hoặc mua thêm ổ.

Sau một thời gian, doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều ổ khác nhau và phải nhớ dữ liệu nào nằm ở thiết bị nào.

NAS được thiết kế theo hướng quản lý nhiều ổ lưu trữ trong cùng một hệ thống.

Tùy model, NAS Synology có thể có 1, 2, 4, 5, 8 hoặc nhiều khay ổ đĩa hơn. Một số dòng còn hỗ trợ thiết bị mở rộng để tăng số lượng ổ khi nhu cầu lưu trữ phát triển.

Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn số khay NAS dựa trên nhu cầu hiện tại và kế hoạch mở rộng trong tương lai.

7. Chi phí đầu tư: ổ cứng ngoài có lợi thế

Ở tiêu chí này, ổ cứng gắn ngoài có ưu thế rõ ràng về chi phí đầu tư ban đầu.

Nếu một cá nhân hoặc doanh nghiệp chỉ cần vài TB để lưu file và backup thủ công, mua một ổ HDD/SSD gắn ngoài thường đơn giản và kinh tế hơn đầu tư một hệ thống NAS cùng các ổ cứng bên trong.

NAS có chi phí ban đầu cao hơn bởi doanh nghiệp phải tính đến:

Thiết bị NAS + ổ lưu trữ + hạ tầng mạng phù hợp + phương án backup.

Đổi lại, doanh nghiệp có được một nền tảng phục vụ nhiều mục đích hơn: lưu trữ tập trung, chia sẻ file, phân quyền, đồng bộ, backup và quản lý dữ liệu.

Vì vậy, không nên so sánh hai giải pháp chỉ dựa trên giá/TB.

Bảng so sánh NAS Synology và ổ cứng gắn ngoài

Khi nào chỉ cần ổ cứng gắn ngoài?

Ổ cứng ngoài vẫn là lựa chọn hợp lý nếu nhu cầu tương đối đơn giản.

Ví dụ, một người cần lưu tài liệu cá nhân, ảnh, video hoặc tạo thêm một bản backup; dữ liệu không cần nhiều người truy cập thường xuyên; dung lượng chưa lớn và không cần hệ thống phân quyền phức tạp.

Trong trường hợp đó, đầu tư NAS có thể chưa thực sự cần thiết.

Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc NAS Synology?

NAS bắt đầu phát huy lợi thế khi doanh nghiệp có nhiều máy tính và nhiều nhân viên cần sử dụng chung dữ liệu.

Đặc biệt, có thể cân nhắc NAS khi doanh nghiệp gặp những tình huống như dữ liệu nằm rải rác trên nhiều PC, nhân viên thường xuyên gửi file qua lại, khó kiểm soát phiên bản tài liệu, cần phân quyền thư mục hoặc muốn xây dựng quy trình backup tập trung.

Synology Drive hiện hỗ trợ truy cập, đồng bộ, backup và chia sẻ dữ liệu trên nhiều nền tảng, đồng thời cung cấp công cụ quản trị tập trung cho môi trường doanh nghiệp. 

NAS không đồng nghĩa với backup

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Lưu dữ liệu trên NAS không có nghĩa dữ liệu đã được backup đầy đủ.

Ngay cả NAS cũng có thể chịu ảnh hưởng bởi lỗi phần cứng, thao tác nhầm, sự cố hệ thống, mất cắp hoặc các rủi ro tại địa điểm đặt thiết bị. Chính Synology cũng khuyến nghị bổ sung lớp bảo vệ bằng cách backup NAS sang hệ thống khác, thiết bị ngoài hoặc cloud.

Vì vậy, một phương án tốt không phải lúc nào cũng là:

NAS hoặc ổ cứng ngoài.

Mà có thể là:

NAS + ổ cứng ngoài + bản sao dữ liệu tại một vị trí khác/cloud, tùy mức độ quan trọng của dữ liệu.

Kết luận

Ổ cứng gắn ngoài phù hợp với nhu cầu lưu trữ đơn giản, số lượng người dùng ít và ưu tiên chi phí đầu tư ban đầu.

Trong khi đó, NAS Synology phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ tập trung, chia sẻ dữ liệu giữa nhiều nhân viên, quản lý quyền truy cập, đồng bộ file và triển khai các chính sách backup bài bản hơn.

Hai giải pháp vì vậy không hoàn toàn thay thế nhau. Với doanh nghiệp, ổ cứng ngoài vẫn có thể đóng vai trò là một lớp lưu trữ/backup bổ sung ngay cả khi đã triển khai NAS.

Quan trọng nhất là xác định dung lượng dữ liệu, số lượng người dùng, tốc độ tăng trưởng dữ liệu và yêu cầu backup trước khi lựa chọn thiết bị.