NAS Synology giúp doanh nghiệp chia sẻ và quản lý dữ liệu nội bộ như thế nào?

Một nhân viên kinh doanh cần tìm lại báo giá đã gửi khách hàng từ tháng trước nhưng file nằm trên máy tính của đồng nghiệp. Bộ phận kế toán lưu chứng từ trong ổ cứng riêng, còn Marketing thường xuyên chuyển hình ảnh, video qua các ứng dụng nhắn tin.

Khi doanh nghiệp có nhiều nhân sự và phòng ban, cách lưu trữ dữ liệu phân tán như vậy dễ dẫn đến tình trạng khó tìm tài liệu, nhầm lẫn phiên bản và mất thời gian khi cần phối hợp công việc.

Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến NAS lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp.

Với NAS Synology, tài liệu có thể được tập trung trên một hệ thống lưu trữ, phân quyền theo từng người dùng và chia sẻ giữa các bộ phận thông qua mạng nội bộ hoặc kết nối từ xa được cấu hình phù hợp.

Vậy NAS Synology hoạt động như thế nào và doanh nghiệp có thể ứng dụng thiết bị này vào việc quản lý dữ liệu hằng ngày ra sao?

1. NAS Synology là gì? Vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu tập trung?

NAS (Network Attached Storage) là thiết bị lưu trữ kết nối với hệ thống mạng, cho phép nhiều người dùng truy cập dữ liệu theo quyền được cấp.

Khác với ổ cứng ngoài thường kết nối trực tiếp với một máy tính, NAS có thể phục vụ nhiều thiết bị trong cùng mạng và hỗ trợ quản lý người dùng, thư mục cũng như các dịch vụ lưu trữ.

NAS Synology sử dụng hệ điều hành DiskStation Manager (DSM), cung cấp giao diện quản trị và các ứng dụng phục vụ việc lưu trữ, chia sẻ, sao lưu dữ liệu.

Đối với doanh nghiệp, NAS có thể giải quyết một số vấn đề thường gặp:

• Tài liệu nằm rải rác trên máy tính của từng nhân viên.

• Khó kiểm soát ai được xem, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu.

• Mất thời gian gửi file qua email, Zalo hoặc thiết bị lưu trữ ngoài.

• Khó quản lý tài liệu khi nhân viên chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc.

• Chưa có quy trình sao lưu dữ liệu thống nhất.

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào máy tính cá nhân, doanh nghiệp có thể xây dựng một nơi lưu trữ chung để nhân viên truy cập theo đúng phạm vi công việc.

2. NAS Synology giúp các phòng ban chia sẻ dữ liệu như thế nào?

Hãy lấy ví dụ một doanh nghiệp có khoảng 20 nhân viên, gồm các bộ phận Kế toán, Kinh doanh, Marketing và Hành chính – Nhân sự.

Trước đây, mỗi bộ phận lưu tài liệu trên máy tính riêng. Khi cần phối hợp, nhân viên phải gửi file qua email hoặc ứng dụng nhắn tin.

Khi triển khai NAS Synology, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu theo từng thư mục dùng chung.

Bộ phận Kế toán: Quản lý chứng từ và báo cáo

Kế toán thường làm việc với hóa đơn, chứng từ, báo cáo và dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính.

Doanh nghiệp có thể tạo thư mục riêng cho bộ phận Kế toán trên NAS, chỉ cấp quyền truy cập cho những nhân sự liên quan.

Ví dụ:

/KeToan/ChungTu/2026/

/KeToan/BaoCaoTaiChinh/

/KeToan/HopDongThanhToan/

Việc phân chia thư mục theo nhóm tài liệu và thời gian giúp nhân viên thuận tiện hơn khi tìm kiếm, đối chiếu hồ sơ.

Với dữ liệu kế toán quan trọng, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ yêu cầu lưu trữ, bảo mật và sao lưu của phần mềm đang sử dụng. Không nên tự ý đặt cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán lên thư mục NAS nếu nhà cung cấp phần mềm không hỗ trợ cách triển khai đó.

Bộ phận Kinh doanh: Chia sẻ báo giá và hợp đồng

Nhân viên kinh doanh thường xuyên sử dụng bảng giá, catalogue, hợp đồng và tài liệu sản phẩm.

Nếu mỗi người lưu một bản riêng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng nhân viên sử dụng nhầm bảng giá cũ hoặc thiếu tài liệu mới nhất.

Với NAS Synology, bộ phận Kinh doanh có thể sử dụng các thư mục chung như:

/KinhDoanh/BangGia/

/KinhDoanh/HopDong/

/KinhDoanh/TaiLieuSanPham/

Người quản lý có thể thiết lập quyền phù hợp, chẳng hạn chỉ một số nhân sự được cập nhật bảng giá, trong khi những người khác có quyền xem hoặc tải xuống.

Cách tổ chức này giúp giảm việc lưu nhiều bản tài liệu không cần thiết trên từng máy tính.

Bộ phận Marketing: Lưu trữ hình ảnh và video

So với tài liệu văn phòng thông thường, hình ảnh, video và file thiết kế thường có dung lượng lớn hơn.

Khi sử dụng các ứng dụng nhắn tin để chuyển file, doanh nghiệp có thể gặp bất tiện trong việc tìm lại tài liệu hoặc quản lý nhiều phiên bản của cùng một dự án.

NAS Synology cho phép tạo thư mục theo chiến dịch, khách hàng hoặc dự án.

Ví dụ:

/Marketing/HinhAnhSanPham/

/Marketing/Video/

/Marketing/ChienDich2026/

Nhân viên có thể truy cập dữ liệu theo quyền được cấp, thay vì phải liên tục chuyển file giữa các máy tính.

Tuy nhiên, với công việc dựng video hoặc chỉnh sửa file thiết kế dung lượng lớn, hiệu quả làm việc trực tiếp trên NAS còn phụ thuộc vào tốc độ mạng, cấu hình thiết bị và phần mềm sử dụng.

Bộ phận Hành chính – Nhân sự: Lưu trữ hồ sơ có kiểm soát

Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và tài liệu nội bộ thường chứa thông tin cần được bảo vệ.

NAS Synology hỗ trợ thiết lập quyền truy cập theo người dùng hoặc nhóm, giúp doanh nghiệp hạn chế việc chia sẻ tài liệu ngoài phạm vi cần thiết.

Chẳng hạn, thư mục hồ sơ nhân viên chỉ được cấp quyền cho bộ phận Nhân sự và những người quản lý có thẩm quyền.

Đối với dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp nên kết hợp phân quyền với các biện pháp bảo mật, sao lưu và quản lý tài khoản phù hợp.

3. Quản lý quyền truy cập dữ liệu trên NAS Synology

Một trong những lợi ích quan trọng của NAS Synology là khả năng quản lý người dùng và phân quyền truy cập.

Thông qua DSM, người quản trị có thể tạo tài khoản riêng cho nhân viên hoặc tổ chức tài khoản theo nhóm phòng ban.

Ví dụ, doanh nghiệp thiết lập ba nhóm quyền:

Nhóm người dùng	Quyền truy cập minh họa
Kế toán	Đọc, ghi dữ liệu trong thư mục Kế toán
Kinh doanh	Đọc, ghi dữ liệu trong thư mục Kinh doanh
Ban quản lý	Truy cập các thư mục được phân công quản lý

Với các thư mục dùng chung, doanh nghiệp có thể thiết lập quyền chỉ đọc hoặc quyền chỉnh sửa tùy theo nhu cầu.

Việc phân quyền giúp hạn chế truy cập không cần thiết, nhưng không đồng nghĩa dữ liệu đã được bảo vệ hoàn toàn.

Người quản trị vẫn cần sử dụng mật khẩu mạnh, xác thực nhiều yếu tố khi phù hợp, cập nhật hệ thống và kiểm tra quyền truy cập định kỳ.

Một nguyên tắc nên áp dụng là chỉ cấp cho mỗi người dùng những quyền thực sự cần thiết để hoàn thành công việc.

4. Synology Drive giúp đồng bộ và quản lý tài liệu ra sao?

Bên cạnh chức năng lưu trữ qua thư mục mạng, Synology còn cung cấp ứng dụng Synology Drive để hỗ trợ quản lý và đồng bộ dữ liệu.

Tùy cấu hình và tính năng được triển khai, Synology Drive có thể hỗ trợ:

• Truy cập tài liệu thông qua giao diện web.

• Đồng bộ các thư mục được chỉ định giữa máy tính và NAS.

• Chia sẻ file hoặc thư mục cho người dùng được cấp quyền.

• Quản lý các phiên bản file theo chính sách được cấu hình.

• Truy cập tài liệu từ xa thông qua phương thức kết nối phù hợp.

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh làm việc tại văn phòng và sử dụng laptop khi đi công tác có thể đồng bộ thư mục công việc giữa máy tính và NAS.

Khi có thay đổi, Synology Drive hỗ trợ đồng bộ theo thiết lập của hệ thống.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng đồng bộ dữ liệu không đồng nghĩa với sao lưu dữ liệu. Nếu file bị xóa hoặc thay đổi ngoài ý muốn, thao tác đó có thể được đồng bộ sang thiết bị khác.

Vì vậy, cần kết hợp đồng bộ với chính sách lưu phiên bản và sao lưu độc lập.

Ngoài ra, khả năng nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu phụ thuộc vào ứng dụng sử dụng. Nếu cần cộng tác trực tuyến trên tài liệu văn phòng, doanh nghiệp có thể tìm hiểu Synology Office thay vì mặc định mọi loại file đều hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời.

5. NAS Synology hỗ trợ sao lưu dữ liệu doanh nghiệp như thế nào?

Ngoài chia sẻ tài liệu, NAS Synology còn có thể được sử dụng làm nơi lưu trữ các bản sao lưu dữ liệu.

Tùy model NAS và gói ứng dụng được hỗ trợ, doanh nghiệp có thể triển khai những phương án như:

Sao lưu dữ liệu từ máy tính

Một số ứng dụng của Synology hỗ trợ sao lưu dữ liệu máy tính hoặc thiết bị đầu cuối về NAS theo lịch trình và chính sách được cấu hình.

Sao lưu dữ liệu trên NAS

Thông qua các công cụ như Hyper Backup, doanh nghiệp có thể sao lưu dữ liệu và cấu hình được hỗ trợ từ NAS đến những đích lưu trữ phù hợp.

Lưu phiên bản và khôi phục dữ liệu

Một số ứng dụng hỗ trợ quản lý phiên bản file hoặc snapshot, giúp người quản trị có thêm lựa chọn khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.

Khả năng sử dụng từng tính năng cần được kiểm tra theo model NAS, hệ thống tệp và phiên bản phần mềm.

RAID có thay thế được backup không?

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

RAID 1, RAID 5 hoặc SHR có thể giúp hệ thống duy trì khả năng truy cập dữ liệu khi ổ cứng gặp sự cố trong phạm vi chịu lỗi của cấu hình.

Tuy nhiên, RAID không bảo vệ dữ liệu trước mọi rủi ro.

Nếu nhân viên xóa nhầm file, dữ liệu bị mã hóa bởi mã độc hoặc thiết bị NAS gặp sự cố nghiêm trọng, RAID có thể không giúp khôi phục dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng phương án sao lưu độc lập, có thể tham khảo nguyên tắc 3-2-1 và kiểm tra khả năng khôi phục định kỳ.

6. Doanh nghiệp có 10–30 nhân sự nên chọn NAS Synology nào?

Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, việc lựa chọn NAS nên dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, không chỉ dựa vào số lượng nhân viên.

Có thể tham khảo hai nhóm thiết bị phổ biến:

Tiêu chí	NAS Synology 2 Bay	NAS Synology 4 Bay
Số khay ổ cứng	2	4
Nhu cầu phù hợp	Lưu tài liệu, chia sẻ dữ liệu quy mô vừa phải	Lưu trữ nhiều dữ liệu, cần linh hoạt hơn khi mở rộng
Cấu hình RAID thường gặp	RAID 1, SHR tùy model	RAID 5, SHR và các cấu hình khác tùy model
Khả năng mở rộng dung lượng	Bị giới hạn bởi số khay	Có thêm lựa chọn bố trí ổ cứng
Chi phí đầu tư	Thường thấp hơn ở cùng phân khúc	Thường cao hơn ở cùng phân khúc

Chẳng hạn, Synology DS223 là thiết bị 2 Bay có thể phù hợp với văn phòng cần chia sẻ tài liệu và lưu trữ tập trung ở mức cơ bản.

Trong khi đó, các dòng NAS 4 Bay như Synology DS925+ có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp cần nhiều khay ổ cứng hơn, kết nối mạng nhanh hơn hoặc triển khai thêm ứng dụng.

Tuy nhiên, NAS 4 Bay không mặc định nhanh hơn NAS 2 Bay trong mọi trường hợp. Hiệu năng còn phụ thuộc vào CPU, RAM, kết nối mạng, ổ cứng và số lượng người dùng truy cập đồng thời.

Doanh nghiệp nên xác định trước dung lượng cần lưu, tốc độ tăng dữ liệu, yêu cầu sao lưu và số lượng nhân viên thường xuyên sử dụng NAS.

7. Những điều cần chuẩn bị trước khi triển khai NAS trong doanh nghiệp

Để NAS phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ mua thiết bị và lắp ổ cứng rồi đưa vào sử dụng ngay.

Một số công việc cần thực hiện trước khi triển khai gồm:

Xác định dữ liệu cần lưu trữ

Phân loại tài liệu dùng chung, dữ liệu riêng của từng phòng ban và dữ liệu cần sao lưu.

Xây dựng cấu trúc thư mục

Thống nhất cách đặt tên thư mục, phân chia theo bộ phận, dự án hoặc thời gian để nhân viên dễ tìm kiếm.

Thiết lập tài khoản và phân quyền

Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng. Tránh sử dụng chung một tài khoản quản trị cho nhiều người.

Lựa chọn ổ cứng phù hợp

Ưu tiên HDD được thiết kế cho môi trường NAS, đồng thời kiểm tra danh sách tương thích của Synology theo đúng model thiết bị.

Thiết lập phương án sao lưu

Xác định dữ liệu quan trọng, tần suất sao lưu, nơi lưu bản backup và người chịu trách nhiệm kiểm tra.

Đảm bảo an toàn khi truy cập từ xa

Nếu nhân viên cần truy cập NAS ngoài văn phòng, doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức kết nối an toàn, cấu hình quyền truy cập phù hợp và tránh mở dịch vụ ra Internet một cách không cần thiết.

Việc chuẩn bị ngay từ đầu sẽ giúp hệ thống lưu trữ dễ quản lý hơn khi doanh nghiệp tăng nhân sự hoặc mở rộng quy mô hoạt động.

8. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai NAS Synology?

NAS Synology đáng được cân nhắc khi doanh nghiệp bắt đầu gặp những vấn đề như:

• Nhân viên thường xuyên phải gửi qua lại cùng một tài liệu.

• Dữ liệu nằm trên nhiều máy tính, khó kiểm soát.

• Các phòng ban cần sử dụng chung tài liệu nhưng phải giới hạn quyền truy cập.

• Dung lượng dữ liệu ngày càng tăng.

• Doanh nghiệp muốn xây dựng quy trình sao lưu và quản lý dữ liệu tập trung.

Tuy nhiên, NAS không phải giải pháp bắt buộc với mọi doanh nghiệp.

Nếu nhân viên chủ yếu sử dụng các ứng dụng đám mây và không có nhiều dữ liệu cần lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp nên so sánh chi phí, khả năng quản trị và yêu cầu bảo mật trước khi đầu tư.

NAS phù hợp nhất khi được lựa chọn dựa trên nhu cầu sử dụng cụ thể và có người phụ trách quản lý hệ thống.

Kết luận

NAS Synology giúp doanh nghiệp chia sẻ và quản lý dữ liệu nội bộ theo hướng tập trung, có phân quyền và thuận tiện hơn trong quá trình phối hợp công việc.

Thay vì lưu tài liệu rải rác trên máy tính cá nhân, các phòng ban có thể truy cập những thư mục được cấp quyền, sử dụng chung tài liệu và tổ chức dữ liệu theo quy trình thống nhất.

Bên cạnh đó, các ứng dụng của Synology còn hỗ trợ đồng bộ, quản lý phiên bản và triển khai sao lưu theo nhu cầu.

Đối với doanh nghiệp có 10–30 nhân sự, việc đầu tư NAS cần được tính toán dựa trên dung lượng dữ liệu, số lượng người dùng, yêu cầu bảo mật và kế hoạch mở rộng.

Thiên An cung cấp thiết bị NAS Synology và ổ cứng HDD chuyên dụng cho NAS dành cho văn phòng, doanh nghiệp. Khách hàng có thể tham khảo các dòng sản phẩm tại maytinhdongbo.com hoặc liên hệ để được tư vấn giải pháp lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng.