Doanh nghiệp 10–30 nhân sự cần NAS dung lượng bao nhiêu?

Một doanh nghiệp có 20 nhân viên muốn triển khai NAS Synology để lưu trữ tài liệu, chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban và sao lưu máy tính. Nên chọn NAS 2 Bay hay 4 Bay? Lắp ổ cứng 4TB, 8TB hay 12TB là đủ?

Đây là những câu hỏi cần được giải đáp trước khi đầu tư hệ thống lưu trữ tập trung. Nếu chọn dung lượng quá thấp, doanh nghiệp có thể phải nâng cấp chỉ sau một thời gian ngắn. Ngược lại, đầu tư hệ thống lớn hơn nhiều so với nhu cầu thực tế sẽ làm tăng chi phí ban đầu.

Vậy doanh nghiệp 10–30 nhân sự cần NAS dung lượng bao nhiêu? Không có một con số cố định cho tất cả văn phòng. Để lựa chọn phù hợp, cần xem xét lượng dữ liệu hiện có, mục đích sử dụng NAS, cấu hình RAID và kế hoạch mở rộng trong những năm tới.

Vì sao không thể tính dung lượng NAS chỉ dựa trên số lượng nhân viên?

Số lượng nhân viên là thông tin cần thiết khi lựa chọn NAS, nhưng không quyết định trực tiếp dung lượng lưu trữ.

Một công ty 30 người chủ yếu làm việc với Word, Excel, PDF có thể tạo ra ít dữ liệu hơn một nhóm 10 nhân viên chuyên thiết kế, dựng video hoặc xử lý hình ảnh.

Ngay trong cùng một doanh nghiệp, nhu cầu lưu trữ giữa các bộ phận cũng có sự khác biệt:

• Hành chính – nhân sự: Hợp đồng, hồ sơ nhân viên, văn bản và tài liệu nội bộ.

• Kế toán: Chứng từ, báo cáo tài chính, dữ liệu phần mềm kế toán và các bản sao lưu liên quan.

• Kinh doanh: Báo giá, hợp đồng, hồ sơ khách hàng và tài liệu sản phẩm.

• Marketing – thiết kế: Hình ảnh, video, file thiết kế và dữ liệu dự án.

Ngoài ra, NAS có thể chỉ dùng để chia sẻ tài liệu hoặc đồng thời đảm nhiệm việc sao lưu máy tính, lưu nhiều phiên bản file và phục vụ các ứng dụng khác.

Vì vậy, trước khi lựa chọn NAS Synology, doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trên NAS và dung lượng thực tế của chúng.

Doanh nghiệp 10–30 nhân sự nên bắt đầu với NAS bao nhiêu TB?

Có thể tham khảo một số mức dung lượng dưới đây khi lập kế hoạch ban đầu.

Nhu cầu sử dụng	Dung lượng khả dụng tham khảo
Lưu tài liệu Office, PDF, hồ sơ nội bộ	2–4TB
Chia sẻ tài liệu, hình ảnh và sao lưu dữ liệu ở mức vừa phải	4–8TB
Lưu nhiều file thiết kế, video hoặc backup nhiều máy tính	8–16TB hoặc cao hơn

Các mức trên chỉ là ví dụ để định hướng ngân sách, không phải dung lượng tiêu chuẩn cho doanh nghiệp 10–30 nhân sự. Dung lượng cần thiết phải được tính từ dữ liệu thực tế.

Một văn phòng có thể bắt đầu với 4TB dung lượng khả dụng nếu chủ yếu lưu tài liệu và không có nhu cầu sao lưu lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường xuyên làm việc với video hoặc lưu nhiều phiên bản backup có thể cần dung lượng lớn hơn đáng kể.

Đặc biệt, cần phân biệt dung lượng ổ cứng lắp đặt với dung lượng thực tế có thể sử dụng sau khi cấu hình RAID.

Cách tính dung lượng NAS phù hợp cho doanh nghiệp

Để tránh lựa chọn theo cảm tính, doanh nghiệp có thể tính dung lượng NAS qua ba bước.

Bước 1: Xác định lượng dữ liệu hiện tại

Trước tiên, cần tổng hợp dữ liệu dự kiến chuyển lên NAS từ máy tính nhân viên, ổ cứng ngoài, thư mục dùng chung hoặc hệ thống lưu trữ đang sử dụng.

Ví dụ, một doanh nghiệp có 20 nhân viên đang sở hữu:

Nhóm dữ liệu	Dung lượng
Tài liệu hành chính, kế toán	500GB
Hợp đồng, tài liệu kinh doanh	300GB
Hình ảnh, tài liệu Marketing	1.000GB
Dữ liệu dự án và các thư mục khác	700GB
Tổng cộng	2.500GB (2,5TB theo hệ thập phân)

Như vậy, riêng dữ liệu hiện tại đã cần khoảng 2,5TB dung lượng lưu trữ danh nghĩa.

Đây là tình huống minh họa, không phải số liệu của một dự án thực tế tại Thiên An.

Bước 2: Dự kiến mức tăng trưởng trong 3–5 năm

Dữ liệu doanh nghiệp thường tăng theo thời gian, đặc biệt khi phát sinh thêm khách hàng, dự án và tài liệu nội bộ.

Giả sử doanh nghiệp ở ví dụ trên có 2,5TB dữ liệu ban đầu và dự kiến tăng trưởng khoảng 20% mỗi năm.

Công thức ước tính:

Dung lượng tương lai = Dung lượng hiện tại × (1 + Tỷ lệ tăng trưởng)^Số năm

Sau 3 năm:

2,5TB × (1,2)^3 = 4,32TB

Sau 5 năm:

2,5TB × (1,2)^5 ≈ 6,22TB

Theo giả định này, nếu muốn duy trì hệ thống trong 5 năm mà không phải thay đổi dung lượng lưu trữ, doanh nghiệp nên tính đến mức dữ liệu khoảng 6,22TB, chưa bao gồm những khoản phát sinh khác.

Tỷ lệ tăng trưởng 20% chỉ được sử dụng để minh họa phương pháp tính. Mỗi doanh nghiệp cần dựa trên tốc độ tăng dữ liệu thực tế.

Bước 3: Tính thêm dung lượng cho backup và dữ liệu phát sinh

Một sai lầm khi lựa chọn NAS là chỉ cộng dung lượng các thư mục đang sử dụng mà bỏ qua không gian cần thiết cho hoạt động sao lưu.

Nếu NAS đồng thời lưu backup máy tính nhân viên, snapshot hoặc nhiều phiên bản dữ liệu, dung lượng sử dụng có thể tăng nhanh hơn dự kiến.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có 4TB dữ liệu chia sẻ và cần thêm 2TB cho các bản backup thì tổng nhu cầu đã là 6TB.

Ngoài ra, nên để lại khoảng trống để hệ thống vận hành và mở rộng thuận tiện. Mức dự phòng cần thiết phụ thuộc vào ứng dụng, cơ chế snapshot, tốc độ tăng dữ liệu và cấu hình NAS.

Lưu ý: Sao lưu dữ liệu lên cùng một NAS không đồng nghĩa đã có phương án backup độc lập. Với dữ liệu quan trọng, doanh nghiệp nên duy trì thêm bản sao lưu trên thiết bị hoặc vị trí khác.

NAS 2 Bay hay 4 Bay phù hợp với doanh nghiệp 10–30 nhân sự?

Sau khi xác định dung lượng cần thiết, doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị NAS có số lượng khay ổ cứng phù hợp.

NAS Synology 2 Bay: Phù hợp với nhu cầu lưu trữ vừa phải

NAS 2 Bay có hai khay lắp ổ cứng, thường phù hợp với văn phòng cần chia sẻ tài liệu, lưu trữ tập trung và sao lưu ở quy mô vừa phải.

Ví dụ, sử dụng 2 ổ cứng 8TB và cấu hình RAID 1:

• Tổng dung lượng danh nghĩa của hai ổ: 16TB.

• Dung lượng danh nghĩa khả dụng sau RAID 1: khoảng 8TB.

• Hệ thống có thể chịu lỗi một ổ cứng mà không làm mất khả năng truy cập dữ liệu, nếu ổ còn lại vẫn hoạt động bình thường.

Dung lượng hiển thị thực tế sẽ thấp hơn do cách quy đổi đơn vị và phần không gian dành cho hệ thống tệp.

Các dòng NAS Synology 2 Bay như DS223 có thể được xem xét cho nhu cầu lưu trữ cơ bản, tùy yêu cầu về hiệu năng và ứng dụng.

Điểm cần cân nhắc là khi hai khay đã được sử dụng hết, việc tăng dung lượng thường đòi hỏi thay ổ cứng lớn hơn hoặc chuyển sang giải pháp lưu trữ khác.

NAS Synology 4 Bay: Linh hoạt hơn khi mở rộng

Với doanh nghiệp dự kiến tăng dung lượng thường xuyên, NAS 4 Bay có thể mang lại nhiều lựa chọn cấu hình hơn.

Ví dụ, hệ thống sử dụng 4 ổ cứng 4TB và cấu hình RAID 5:

• Tổng dung lượng danh nghĩa: 16TB.

• Dung lượng danh nghĩa khả dụng: khoảng 12TB.

• Có khả năng chịu lỗi một ổ cứng trong cấu hình RAID 5 thông thường.

Một số dòng NAS Synology 4 Bay còn hỗ trợ SHR (Synology Hybrid RAID), giúp việc quản lý và mở rộng dung lượng linh hoạt hơn trong những cấu hình được hỗ trợ.

Tuy nhiên, số khay ổ cứng không phải yếu tố duy nhất quyết định hiệu năng. Doanh nghiệp cũng cần xem xét CPU, RAM, kết nối mạng, số lượng người dùng đồng thời và ứng dụng dự kiến triển khai.

Lựa chọn ổ cứng cho NAS Synology: Nên dùng 4TB, 8TB hay 12TB?

Ổ cứng là thành phần ảnh hưởng trực tiếp đến dung lượng, chi phí và khả năng mở rộng của NAS.

Với doanh nghiệp, nên ưu tiên các dòng HDD được thiết kế cho môi trường NAS và có thông số phù hợp với thiết bị.

Các mức dung lượng có thể cân nhắc:

Ổ cứng 4TB: Phù hợp khi nhu cầu lưu trữ hiện tại chưa lớn, hoặc doanh nghiệp sử dụng NAS nhiều khay và muốn triển khai dung lượng theo từng giai đoạn.

Ổ cứng 8TB: Có thể phù hợp với văn phòng cần dung lượng lớn hơn để lưu tài liệu, hình ảnh và backup tập trung.

Ổ cứng 12TB: Đáng xem xét khi doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn, muốn giảm tần suất thay ổ hoặc cần chuẩn bị cho kế hoạch mở rộng dài hạn.

Thiên An cung cấp các dòng HDD Synology chuyên dụng cho hệ thống NAS. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần đối chiếu danh sách tương thích của Synology theo đúng model NAS và mã ổ cứng.

Không nên chỉ dựa vào dung lượng để quyết định mua HDD, đặc biệt khi thiết bị đang vận hành trong môi trường có yêu cầu cao về tính liên tục và độ ổn định.

Những sai lầm cần tránh khi tính dung lượng NAS

Chỉ cộng dung lượng ổ cứng mà không tính RAID

Một NAS 2 Bay lắp 2 ổ 8TB không đồng nghĩa có 16TB dung lượng sử dụng nếu triển khai RAID 1.

Doanh nghiệp cần tính dung lượng sau RAID trước khi mua thiết bị để tránh thiếu không gian lưu trữ.

Chỉ tính dữ liệu hiện tại

Nếu NAS được sử dụng trong 3–5 năm, việc lựa chọn dung lượng vừa đủ cho thời điểm triển khai có thể khiến doanh nghiệp sớm phải nâng cấp.

Cần tính đến lượng dữ liệu phát sinh, nhu cầu lưu thêm backup và những ứng dụng có thể triển khai sau này.

Chọn NAS chỉ dựa vào số khay ổ cứng

NAS 4 Bay không mặc định xử lý dữ liệu nhanh hơn NAS 2 Bay trong mọi trường hợp.

Hiệu năng còn phụ thuộc vào phần cứng, mạng nội bộ, số lượng người dùng và loại tác vụ. Một hệ thống NAS có dung lượng lớn nhưng kết nối mạng không đáp ứng nhu cầu vẫn có thể gây chậm khi truy cập dữ liệu.

Xem RAID là giải pháp backup

RAID giúp tăng khả năng chịu lỗi ổ cứng trong phạm vi cấu hình hỗ trợ, nhưng không bảo vệ hoàn toàn trước việc xóa nhầm dữ liệu, mã độc hoặc sự cố nghiêm trọng của thiết bị.

Doanh nghiệp vẫn cần có kế hoạch sao lưu riêng, phù hợp với mức độ quan trọng của dữ liệu.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị những thông tin gì trước khi mua NAS?

Để lựa chọn thiết bị và ổ cứng phù hợp, doanh nghiệp nên xác định một số thông tin cơ bản:

1. Tổng dung lượng dữ liệu hiện tại.

2. Loại dữ liệu cần lưu trữ: tài liệu, hình ảnh, video hay backup.

3. Số lượng người dùng thường xuyên truy cập NAS.

4. Tốc độ tăng trưởng dữ liệu dự kiến trong 3–5 năm.

5. Yêu cầu về phân quyền, sao lưu và khả năng mở rộng.

Khi có những thông tin này, việc lựa chọn NAS 2 Bay, 4 Bay hoặc hệ thống nhiều khay hơn sẽ có cơ sở rõ ràng, thay vì chỉ dựa trên số lượng nhân viên.

Kết luận: Doanh nghiệp 10–30 nhân sự nên chọn NAS bao nhiêu TB?

Doanh nghiệp 10–30 nhân sự không có một mức dung lượng NAS cố định. Văn phòng chủ yếu lưu tài liệu có thể chỉ cần vài TB, trong khi doanh nghiệp lưu nhiều hình ảnh, video hoặc sao lưu máy tính có thể cần từ 8TB đến hàng chục TB.

Điều quan trọng là tính đúng dung lượng dữ liệu hiện tại, dự kiến mức tăng trưởng và xác định dung lượng khả dụng sau khi cấu hình RAID.

Nếu cần lưu trữ tập trung ở quy mô vừa phải, NAS Synology 2 Bay có thể là lựa chọn phù hợp. Với nhu cầu mở rộng linh hoạt hoặc triển khai nhiều ổ cứng, doanh nghiệp nên xem xét NAS 4 Bay và các dòng cao hơn.

Thiên An cung cấp thiết bị NAS Synology và ổ cứng chuyên dụng cho NAS cho văn phòng, doanh nghiệp. Khách hàng có thể tham khảo sản phẩm tại maytinhdongbo.com để lựa chọn cấu hình lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách đầu tư.